Algemene voorwaarden

Te downloaden bij tussentitel ‘De licentieovereenkomst’.

Onderstaande begrippen worden in de Algemene Voorwaarden en Overeenkomst als volgt gedefinieerd:

1. Definities

1.1 Algemene Voorwaarden of Voorwaarden: de voorwaarden vastgelegd in dit document.
1.2 Offerte: Iedere (toekomstige) prijsaanbieding van de Licentiegever aan de Licentienemer, met
gedetailleerde omschrijving en prijsbepaling van de te leveren Software, Onderhoud, Conversie,
Support, training… en waarop de Algemene Voorwaarden door de aanvaarding van de Offerte
en/of de ingebruikname van de Software van toepassing zijn.1.3 Overeenkomst: De overeenkomst tot stand gekomen tussen de Licentiegever en de Licentienemer
met betrekking tot de Diensten en eventuele Aanvullende Bestellingen, inclusief de Algemene
Voorwaarden, Offerte en Verwerkersovereenkomst, en de eventuele bijlagen bij deze
documenten.
1.4 Bestelling: Het bestellen van abonnementen, modules en/of add-ons voor een bepaald aantal
Gebruikers.
1.5 Aanvullende Bestelling: De bijkomende bestelling van abonnementen, modules, add-ons, wijziging
van (het aantal) Gebruikers, wijziging van klantadministratietype en dergelijke nadat de
Overeenkomst in werking is getreden.
1.6 Licentiegever: Informa Europe BV en eventuele rechtsopvolgers.
1.7 Licentienemer: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die de Overeenkomst heeft gesloten met
de Licentiegever of die met de Licentiegever in onderhandeling is, en aan wie in principe de Offerte
en facturen gericht worden.
1.8 Medewerker: Een werknemer van Licentiegever of Licentienemer of een (rechts)persoon die
bevoegd is om werkzaamheden te verrichten voor of onder verantwoordelijkheid van
Licentiegever of Licentienemer.
1.9 Partij of Partijen: De Licentiegever en/of de Licentienemer.
1.10 Gebruiker: De persoon werkzaam bij de Licentienemer of de Licentienemer zelf, die conform deze
Overeenkomst gebruik maakt van de Software
1.11 Boekhoudpartner: De Gebruiker die gebruikt maakt van de boekhoudmodule van de Software.
1.12 Derde: Een persoon anders dan de Licentiegever, Licentienemer, Gebruiker of Boekhoudpartner.
1.13 Website: De website van de Licentiegever, zijnde www.cicerosoftware.com
1.14 Software: Een versie van de ‘software as a service’ Cicero LawPack (uitgezonderd de Broncode),
met inbegrip van de bijhorende Documentatie, zoals omschreven in de Offerte en ontwikkeld en/of
verdeeld door de Licentiegever, met uitsluiting van Door Derden Ontwikkelde Software. De
Software staat in verbinding met enkele onderliggende Databanken. De Software is een ‘web
based’ applicatie die ‘in the cloud’ wordt gehost, waartoe de Licentienemer via Log-In Gegevens
toegang heeft vanaf eender welke locatie waar een degelijke internetverbinding beschikbaar is.
1.15 Databank: De opslag en het gebruik van de Gegevens en Documenten is een essentieel onderdeel
van de Software. Voor de dataopslag van de Gegevens huurt de Licentiegever opslagruimte op
de beveiligde cloudservers van haar hosting leveranciers. Voor het aanmaken, wijzigen, opslaan,
wissen, delen, … van de Documenten neemt de Licentienemer rechtstreeks en zonder
tussenkomst van de Licentiegever een abonnement op Microsoft 365 conform de Systeemeisen.
1.16 Door Derden Ontwikkelde Software(componenten): Software(component), verzameling van
componenten, of een API interface naar een library die niet ontwikkeld is door de Licentienemer,
maar een Derde en die noodzakelijk is voor het goede functioneren van de Software, zoals
bijvoorbeeld Microsoft 365 of het Azure Cloud Computing Platform.
1.17 Log-In Gegevens: Gebruikersnamen, en wachtwoorden die uitsluitend bedoeld zijn voor de
Gebruiker om toegang te krijgen tot de Software.
1.18 Multifactorauthenticatie: Het inloggen in de Software door middel van het ingeven van de Log-In
Gegevens en minstens een andere factor zoals bijvoorbeeld een geregistreerde smartphone of
vingerafdruk.
1.19 Documentatie: De (elektronische) documentatie van de Licentiegever behorende bij de Software.
1.20 Gegevens: De gegevens (die zullen worden) ingegeven door de Licentienemer in de Software of
die namens de Licentienemer (zullen) worden ingevoerd in de Software, met uitzondering van de
Documenten. Deze omvatten onder andere Persoonsgegevens.
1.21 Documenten: De bestanden gemaakt, gewijzigd, ingegeven, opgeslagen en/of verwijderd door de
Licentienemer in of door middel van diens eigen Microsoft 365 abonnement.
1.22 Gebrek: Elke tekortkoming in de Software, het Onderhoud of de Conversie. Het ontbreken van
een functionaliteit na een Onderhoud in vergelijking met een eerdere versie wordt niet als een
gebrek beschouwd.
1.23 Niet-blokkerend Gebrek: Niet-gekend Gebrek dat de werking van de Software niet geheel of
gedeeltelijk blokkeert maar de prestaties ervan slechts op niet-substantiële wijze vermindert of
bemoeilijkt.
1.24 Blokkerend Gebrek: Niet-gekend Gebrek dat leidt tot Blokkering van de Software.
1.25 Blokkering van de Software: Gebrek van de Software waardoor het voor de Licentienemer
volstrekt onmogelijk is om verder gebruik te maken van de Software.
1.26 Telefoonsupport: Het telefonisch verstrekken van ondersteuning met het oog op het oplossen van
gebruiksproblemen en/of technische problemen binnen de Service-uren via +32 2 272 03 80.
1.27 Support: Het verstrekken van ondersteuning met het oog op het oplossen van gebruiksproblemen
en/of technische problemen met betrekking tot de Software. Support kan worden aangevraagd
via info@cicero.be.
1.28 Service-uren: De uren gedurende dewelke Telefoonsupport beschikbaar is namelijk: iedere
werkdag van 9 u tot 12 u en van 14 u tot 17 u, uitgezonderd de zaterdagen, zondagen en wettelijke
feestdagen in België.
1.29 Onderhoud: Het ter beschikking stellen van de Licentienemer van een nieuwe versie van de
Software (uitgezonderd de Broncode) volgend op de versie zoals omschreven in de initiële Offerte,
met inbegrip van de bijhorende Documentatie. Onderhoud kan preventief, correctief, aanpassend
of vernieuwend zijn.
1.30 Preventief Onderhoud: Het periodiek schoonmaken, controleren en afstellen van de Software,
gericht op het voorkomen van Gebreken.
1.31 Correctief Onderhoud: Het opheffen van Gebreken in de Software.
1.32 Aanpassend Onderhoud: Het ter beschikking stellen aan de Licentienemer van een aangepaste
versie van de Software waarin gekende Gebreken zijn opgeheven en/of de bestaande werking en
functionaliteit ervan werd verbeterd zonder dat nieuwe functies werden toegevoegd.
1.33 Vernieuwend Onderhoud: Het ter beschikking stellen van de Licentienemer van een nieuwe versie
van de Software waarin naast eventuele foutencorrecties een verbetering van de bestaande
functionaliteit en werking, ook nieuwe functies werden toegevoegd.
1.34 Broncode: De voor mensen leesbare programmacode van de Software (met uitsluiting van
Objectcode).
1.35 Objectcode: Programmeercode (binaire code) die geen Broncode is.
1.36 Partner: Een onderneming die vertrouwd is met de installatie van de Software en die deze voor
rekening van de Licentienemer installeert.
1.37 Levering van de Software: Het door de Licentiegever ter beschikkingstellen van het gebruiksrecht
op de Software, aan de Partner of aan de Licentienemer, met het oog op de installatie.
1.38 Levering van het Onderhoud: Het door de Licentiegever ter beschikkingstellen van het Onderhoud
via de Website.
1.39 Diensten: de door de Licentiegever te verlenen diensten zoals omschreven in de Overeenkomst
waaronder Levering van de Software en de Levering van het Onderhoud.
1.40 Diensten van Derden: Diensten ontwikkeld door een andere onderneming dan de Licentiegever
dewelke gelinkt zijn aan de Software via een Cicero API.
1.41 Systeemeisen: De minimale eisen die gesteld worden aan de hardware en Door Derden
Ontwikkelde Software teneinde deugdelijk gebruik te kunnen maken van de Software.
1.42 Aanvaarding: De aanvaarding door de Licentienemer van de overeenstemming tussen de
geleverde Software, Onderhoud, of Dienst en de Offerte.
1.43 Conversie: Overbrenging van de Gegevens, oorspronkelijk opgeslagen via Door Derden
Ontwikkelde Software, ter aanwending in de door de Licentiegever ontwikkelde Software.
1.44 Testconversie: Test uitgevoerd door de Licentienemer waarbij diens Gegevens worden ingebracht
in de Software en afhankelijk van een positief resultaat, voorafgaat aan de werkelijke Conversie.
1.45 Conversievoorwaarden: Beschrijving van de kenmerken van de door de Licentienemer aan te
brengen Gegevens (formaat, velden, aantal tekens …) met het oog op het uitvoeren van een
Testconversie door de Licentiegever.
1.46 Conversierapport: Verslag van de Licentiegever aan de Licentienemer aangaande de resultaten
van de Testconversie, op basis waarvan de Licentienemer beslist de werkelijke Conversie te laten
doorgaan.
1.47 Vertrouwelijke Informatie: De vertrouwelijke informatie betreffende de Licentienemer of de
Licentiegever, daaronder begrepen (a) informatie die schriftelijk als vertrouwelijk is aangeduid, (b)
informatie die niet algemeen bekend is, (c) informatie die niet algemeen toegankelijk is gemaakt
door de Partij waarop de informatie betrekking heeft en/of waarvan de informatie afkomstig is, en
(d) informatie waarvan het vertrouwelijke karakter als bekend moet worden verondersteld.
Persoonsgegevens verstrekt door de Licentienemer aan de Licentiegever dienen als vertrouwelijk
te worden beschouwd.
1.48 Elektronisch Dossier: Het elektronisch dossier zoals dat door de overheid eventueel zal ingevoerd
worden.
1.49 View Only: Het loutere raadplegen van de Gegevens opgeslagen via de Software, zonder de
mogelijkheid de Gegevens te wijzigen, bij te voegen, te wissen, of af te drukken.
1.50 Dagen: De dagen waarop door de Licentiegever gewerkt wordt, zijnde maandag tot en met vrijdag,
met uitzondering van officiële feestdagen.
1.51 Wet: De op de Overeenkomst van toepassing zijnde wetgeving, onder meer de AVG en de wet
van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de
verwerking van persoonsgegevens.

2. Algemeen

2.1. De documenten die de Overeenkomst vormen hebben de volgende rangorde:
• Eerst de Algemene Voorwaarden,
• dan de Verwerkersovereenkomst, en
• ten slotte de overige bijlagen.
In geval van tegenstrijdigheid tussen bovenstaande documenten, heeft het document met de
hoogste prioriteit voorrang.
2.2. Deze Algemene Voorwaarden strekken er toe om de rechten en de plichten tussen Partijen vast
te leggen bij a) het verschaffen van een gebruiksrecht op de Software, b) het verschaffen van
Onderhoud c) het verschaffen van opleidingen, d) het verlenen van Support en e) het uitvoeren
van een Conversie en het downloaden van Gegevens bij beëindiging van de Overeenkomst.
2.3. Op de Overeenkomsten zijn enkel deze Algemene Voorwaarden van toepassing. Door bij het
plaatsen van een (Aanvullende) Bestelling het hokje met ‘ik ga akkoord met de algemene
voorwaarden’ aan te vinken, aanvaardt de Licentienemer deze Algemene Voorwaarden en doet zij
uitdrukkelijk afstand van de toepasselijkheid van haar eigen algemene (en bijzondere) voorwaarden.
De Overeenkomst komt tot stand op het moment zoals bepaald in artikel 7.1.
2.4. Bedingen in de Overeenkomst die van de Algemene Voorwaarden afwijken, zijn uitsluitend bindend
indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en beperken zich tot het desbetreffende geval.
2.5. Indien de Licentiegever in voorkomend geval niet verlangt dat deze Algemene Voorwaarden strikt
worden nageleefd, resulteert dit nog niet in het verlies voor haar om in toekomstige, al dan niet
soortgelijke gevallen de strikte naleving te wensen.
2.6. De Licentiegever behoudt zich het recht voor om de Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd geheel
of gedeeltelijk te wijzigen. De Licentiegever zal dit op haar Website publiceren en haar
Licentienemers alvorens de geactualiseerde Algemene Voorwaarden in werking treden hier per mail
van op de hoogte brengen. Indien de Licentienemer niet instemt met de voorgenomen wijzigingen,
kan deze de Overeenkomst conform de Algemene Voorwaarden kosteloos opzeggen. Bij gebreke
van een opzegging binnen de 30 dagen na kennisgeving wordt de Licentienemer geacht de
geactualiseerde Algemene Voorwaarden te hebben aanvaard.
2.7. De Licentienemer erkent dat de Overeenkomst alle voorgaande mondelinge of schriftelijke
voorstellen of verbintenissen vervangt en vernietigt alsook elke andere mededeling tussen de
Partijen.

3. Offerte

3.1 Alle aanbiedingen of prijsopgaven in de Offerte zijn vrijblijvend en herroepbaar.
3.2 Leveringstermijnen worden door de Licentiegever naar beste weten vastgesteld en worden door
haar zoveel mogelijk in acht genomen. Mochten de leveringstermijnen door omstandigheden
buiten de wil van Licentiegever niet gerespecteerd worden, dan kan Licentienemer geen recht op
schadevergoeding, terugbetaling of korting vorderen.
3.3 Iedere Bestelling dient uitdrukkelijk schriftelijk geaccepteerd te worden door de Licentiegever. De
Licentiegever kan steeds naar eigen inzicht een Bestelling accepteren of weigeren.
3.4 Na acceptatie door de Licentiegever, maakt deze de Log-in Gegevens per Gebruiker over aan de
Licentienemer.

4. Aanvullende Bestellingen

4.1. Aanvullende bestellingen dient de Licentienemer door te geven via de Website of via e-mail naar
het adres vermeld op de Website. Net zoals voor Bestellingen, dienen Aanvullende Bestellingen
uitdrukkelijk schriftelijk geaccepteerd te worden door de Licentiegever. De Licentiegever kan
steeds naar eigen inzicht een Aanvullende Bestelling accepteren of weigeren. Na acceptatie door
de Licentiegever, maakt deze Aanvullende Bestelling als bijlage onderdeel uit van de
Overeenkomst.
4.2. In geval de Licentienemer om een vermindering van aantal Gebruikers en/of modules verzoekt,
zal deze uitdrukkelijk aangeven welke specifieke Gebruikers en/of modules verwijderd moeten
worden. Indien de Licentienemer niet voldoet aan de verplichting tot specificatie, dan blijft de
Licentienemer de maandelijkse vergoeding voor deze Gebruikers en/of modules verschuldigd.

5. Gebruiksrecht

5.1. Wanneer de Overeenkomst in werking treedt, verleent de Licentiegever de Licentienemer een
niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Software gedurende de
looptijd van de Overeenkomst te gebruiken ten behoeve van de interne bedrijfsvoering van de
Licentienemer, voor het aantal Gebruikers en modules zoals in de Overeenkomst zijn opgenomen,
alsmede ten behoeve van eventuele Aanvullende Bestellingen die tijdens de duur van de
Overeenkomst worden geplaatst.
5.2. De Licentienemer zal niet toestaan dat de Software wordt gebruikt door of ten behoeve van enige
andere (rechts)persoon dan de Licentienemer en haar Medewerkers. De Licentienemer mag de
Software niet op een onwettige, illegale, frauduleuze of schadelijke wijze gebruiken, reverse
engineeren, herlicentiëren of sublicentiëren of laten gebruiken door anderen dan haar Gebruikers,
noch de Software gebruiken voor trainingen van Derden, commercieel (deeltijd)gebruik, verhuur
of gebruik door een dienstverlener.
5.3. Het is de Licentienemer uitdrukkelijk niet toegestaan de Software te gebruiken voor of door meer
Gebruikers dan het aantal aangegeven in de Overeenkomst. Indien een Licentienemer een
licentie heeft voor de module ‘boekhouding’, heeft hij echter wel de mogelijkheid meerdere
boekhoudingen te voeren in één dezelfde Databank ten behoeve van Gebruikers van de
Licentienemers. De Licentienemer is en blijft verantwoordelijk voor het gebruik conform deze
Algemene Voorwaarden van de Software door deze Boekhoudpartners.

6. Prijzen, facturatie en betalingen

6.1 Alle gehanteerde prijzen en andere tarieven zijn exclusief BTW en exclusief eventuele andere
belastingen, heffingen, importheffingen, toeslagen, vergoedingen en heffingen van welke aard
ook die nu of in de toekomst kunnen worden opgelegd door een overheidsinstantie,
belastingdienst of andere autoriteit, en die tussentijds kunnen worden aangepast in
overeenstemming met de toepasselijke wijzigingen op deze heffingen vanuit de overheid, de
belastingdienst of anderszins. Betalingen dienen volledig voldaan te worden, vrij van en zonder
inhoudingen van of wegens dergelijke belastingen, heffingen, importheffingen, toeslagen,
vergoedingen en inhoudingen, tenzij bij wet verplicht. Indien de Licentienemer bij wet verplicht is
tot inhouding zal hij aan de Licentiegever die aanvullende bedragen betalen die nodig zijn om te
verzekeren dat de Licentiegever het volledige bedrag ontvangt dat de Licentiegever zou hebben
ontvangen bij afwezigheid van de inhouding. Betaling van dergelijke inhoudingen aan de
autoriteiten is de verantwoordelijkheid van de Licentienemer.
6.2 De Licentienemer is aan de Licentiegever een vergoeding verschuldigd uit hoofde van de
Overeenkomst. Ongeacht of de Licentienemer daadwerkelijk gebruik maakt van de Diensten blijft
de vergoeding verschuldigd vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst. Alle uit hoofde van
deze Overeenkomst verschuldigde vergoedingen staan los van eventueel toepasselijke
vergoedingen voor consultancydiensten, welke apart gefactureerd zullen worden. Aanvullende
Bestellingen gedaan door Licentienemer gedurende de looptijd van deze Overeenkomst worden
naar rato gefactureerd vanaf het moment van daadwerkelijke bevestiging en verwerking van de
Aanvullende Bestelling. In geval van een verzoek tot vermindering van aantal Gebruikers, zal een
lagere vergoeding pas vanaf de maand volgend op dit verzoek worden aangerekend.
6.3 De Licentiegever kan de vergoedingen waarnaar dit artikel 6 verwijst jaarlijks aanpassen. De
Licentiegever maakt hierbij gebruik van volgende formule:
P = P0 (0,2 + 0,8 X1/X0)
Met
• P = het herziene bedrag
• P0 = het basisbedrag
• X1 = de nationale referentie loonkosten van de maand december voorafgaand aan de
herziening zoals gepubliceerd door Agoria (Digital);
• X0 = de nationale referentie loonkosten in december voorafgaand aan het jaar van
inwerkingtreding van de Overeenkomst zoals gepubliceerd door Agoria (Digital).
6.4 Vergoedingen worden in principe steeds op voorhand betaald door de Licentienemer, tenzij
Partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
6.5 De facturatie voor trainingen geschiedt na de opleiding, onverminderd het recht van de
Licentiegever een voorschot te vragen gelijk aan een deel of het geheel van de prijs van de
opleiding.
6.6 De facturatie van de Conversie geschiedt voor 40% bij het ondertekenen van de Offerte. De
resterende 60 % worden gefactureerd op het ogenblik van het overmaken van het
Conversierapport.
6.7 Tenzij anders overeengekomen, geschiedt betaling via maandelijkse domiciliëring. Voor zover
maandelijks domiciliëring niet mogelijk is, dient het gefactureerde bedrag te worden
overgeschreven.
6.8 Alle facturen dienen betaald te worden binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum. Indien de
betaling niet binnen deze termijn geschiedt, zal de Licentiegever de Licentienemer daarvan op de
hoogte stellen en zal de Licentiegever haar verzoeken om de verschuldigde betaling onverwijld uit
te voeren. De Licentiegever heeft het recht vooruitbetaling, contante betaling en/of zekerheid voor
betaling van de Licentienemer te verlangen.
6.9 Indien daarop geen volledige betaling volgt, zal de Licentiegever gerechtigd zijn de functionaliteit
van de Software te beperken tot View Only en het Onderhoud op te schorten en zal de
Licentiegever aan de Licentienemer wederom verzoeken om de verschuldigde betaling onverwijld
uit te voeren.
6.10 Indien ook daarop geen volledige betaling volgt, zal de Licentiegever gerechtigd zijn de toegang
tot de Software te blokkeren.
6.11 Ieder betalingsverzoek wordt door de Licentiegever aan de Licentienemer aangerekend tegen €10
te vermeerderen met de verzendingskosten.
6.12 Bij het uitblijven van betaling binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf
factuurdatum, is van rechtswege en zonder ingebrekestelling op alle vervallen, nog niet betaalde
bedragen een schadebeding van 12 % (met een minimum van €125) en nalatigheidsinterest aan
de wettelijke interestvoet zoals bepaald in de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding
van de betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd, onverminderd het recht van de
Licentiegever om hogere schade te bewijzen.
6.13 Compensatie wegens vorderingen van de Licentienemer tegen de Licentiegever is uitgesloten en
verboden.
6.14 Licentienemer zal de Licentiegever alle relevante en correcte gegevens verschaffen, waaronder
maar niet beperkt tot zijn volledige naam, adres- en betalingsgegevens, alsmede voor de BTW
relevante informatie, en zal iedere wijziging in deze gegevens onmiddellijk aan Licentiegever
schriftelijk doorgeven. Ingeval de Licentienemer dit nalaat en geen medewerking verschaft of
onduidelijke gegevens verschaft komen de hieruit voortvloeiende gevolgen voor rekening en risico
van de Licentienemer.

7. Duur en einde van de Overeenkomst

7.1. De Overeenkomst gaat in op het ogenblik dat een Bestelling door de Licentiegever schriftelijk
wordt aanvaard bij wijze van een bevestiging per mail en geldt voor de periode van één (1) maand.
De looptijd van de Overeenkomst wordt niet gewijzigd door het plaatsen van Aanvullende
Bestellingen door de Licentienemer.
7.2. Bij het verstrijken van deze termijn, wordt deze Overeenkomst in principe stilzwijgend vernieuwd
voor een periode van één (1) maand en tegen dezelfde voorwaarden, tenzij een der Partijen een
opzeg heeft betekend.
7.3. De Overeenkomst kan door Partijen uitsluitend worden opgezegd met inachtneming van een
opzegtermijn van één (1) maand.
7.4. Partijen kunnen de Overeenkomst zonder verdere aansprakelijkheid op elk moment met
onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst ontbinden door kennisgeving door
middel van (elektronische) mededeling aan de andere Partij, indien deze:
(a) een van zijn verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet (behoorlijk) nakomt en, na
schriftelijke mededeling door de andere Partij, deze nalatigheid of niet-nakoming niet binnen
14 dagen na die kennisgeving herstelt; of
(b) faillissement aanvraagt of tegen hem faillissement wordt aangevraagd, welke aanvraag niet
binnen 30 dagen wordt ingetrokken, een curator wordt aangewezen om zijn activa of zaken
te beheren, aan de andere Partij meedeelt niet meer in staat te zijn om aan zijn
betalingsverplichtingen te voldoen of wanneer de andere Partij uit de omstandigheden moet
afleiden dat de Partij niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen, ontbonden
wordt, wordt verleend, wordt geliquideerd of haar lopende bedrijfsactiviteiten staakt.
7.5. De ontbinding door kennisgeving van de Overeenkomst ontslaat de Licentienemer niet van reeds
bestaande verplichtingen tot betaling van vergoedingen of andere aan de Licentiegever
verschuldigde bedragen, noch geeft dit de Licentienemer het recht op enige terugbetaling van
vergoedingen of andere uit hoofde hiervan betaalde bedragen.
7.6. De Licentienemer kan tot op de laatste dag van de Overeenkomst haar Gegevens downloaden
uitsluitend in Microsoft Excel bestanden (bijvoorbeeld met het oog op een eventueel hergebruik
van deze Gegevens naar een ander softwarepakket) en in de lay-out en structuur zoals bepaald
door de Licentiegever. Deze Microsoft Excelbestanden bevatten enkel de tabellen die door de
Licentienemer met Gegevens werden ingevuld.
7.7. Indien een Gebruiker zelf Licentienemer wenst te worden , bezorgt de Licentiegever de Gebruiker
een nieuwe Offerte en wordt na totstandkoming van de Overeenkomst een Testconversie
opgestart van zodra de oorspronkelijke Licentienemer hiertoe zijn toestemming heeft gegeven.
7.8. Gedurende een periode van één (1) maand volgend op de beëindiging van de Overeenkomst zal
de Licentienemer nog enkel in View Only modus toegang hebben tot de Software en haar
Gegevens.
7.9. Tot drie (3) maanden na de beëindiging van de Overeenkomst kan de Licentienemer de
Licentiegever verzoeken om de Overeenkomst te heractiveren. De Licentiegever is niet verplicht
om dit verzoek in te willigen, en elke heractivering gaat pas in wanneer de betaling van de
heractiveringsvergoeding door de Licentiegever ontvangen is. Na heractivering heeft de
Licentienemer weer inzicht in zijn Gegevens zoals die vóór de opzegging door de Licentienemer
waren opgeslagen in de Software, indien en wanneer die Gegevens nog steeds gemakkelijk
beschikbaar zijn bij de Licentiegever en aan de Licentienemer kunnen worden verstrekt.
Licentienemer geeft hierbij toestemming aan de Licentiegever om (i) haar Gegevens te bewaren
gedurende de periode van drie (3) maanden na de beëindiging van de Overeenkomst, en (ii) de
Gegevens te vernietigen na afloop van die periode van drie (3) maanden.

8. Software en Onderhoud van de Software

8.1. Log-in procedure:
8.1.1.De Licentienemer en haar Gebruikers hebben toegang tot de Software door middel van de LogIn Gegevens.
8.1.2. Iedere individuele Gebruiker heeft zijn eigen Log-In Gegevens en deze mogen met niemand
gedeeld worden.
8.1.3.De Licentienemer verbindt zich ertoe om de ongeautoriseerde toegang tot, of onbevoegd gebruik
van de Software of gelijk welke (dreigende) inbreuk op de veiligheid te voorkomen en, in zulk
geval, onmiddellijk de Licentiegever hiervan schriftelijk in kennis te stellen. De Licentienemer zal
samen met de Gebruiker onmiddellijk alle gepaste maatregelen nemen en de instructies van de
Licentiegever opvolgen. De Gebruiker dient onverwijld zijn/haar paswoord te veranderen. Indien
de getroffen Gebruiker niet aantoont onverwijld de noodzakelijke maatregelen te hebben
genomen om het paswoord te wijzigen, behoudt de Licentiegever zich het recht om zonder
voorafgaande kennisgeving, de toegang tot de Software (tijdelijk) blokkeren of uitschakelen of het
gebruik daarvan te beperken voor de getroffen Gebruiker voor zover dit van tijd tot tijd
redelijkerwijs noodzakelijk is.
8.1.4.Met oog op de veiligheid, verbindt de Licentienemer zich ertoe periodiek de Log-In Gegevens te
wijzigen en stelselmatig gebruik te maken van Multifactorauthenticatie
8.2. Beschikbaarheid van de Software:
8.2.1.De Licentiegever zal doen wat commercieel redelijk is om de optimale beschikbaarheid van en
toegang tot de Software voor de Licentienemer te verzekeren. De toepasselijkheid van enig service
level agreement moet uitdrukkelijk worden overeengekomen. De Licentiegever maakt voor de
Software gebruik van de Derde Ontwikkelde Software Microsoft Azure Cloud Computing Platform
en de Licentienemer aanvaardt dat de Licentiegever tot geen andere verplichting gehouden is dan
dat deze leverancier ten aanzien van de Licentiegever gehouden is.
8.2.2.Niettegenstaande artikel 8.1.1 mag de Licentiegever, zonder voorafgaande kennisgeving en
zonder enig recht op schadevergoeding, de toegang tot de Software (tijdelijk) blokkeren of
uitschakelen of het gebruik daarvan beperken voor zover dit van tijd tot tijd redelijkerwijs
noodzakelijk is om preventief of regulier onderhouds- of upgradewerkzaamheden uit te voeren, in
geval van een werkelijke of vermoede beveiligingsinbreuk en/of in geval van een ander noodgeval.
De Licentiegever doet de Licentienemer zo spoedig mogelijk mededeling omtrent het tijdelijk niet
beschikbaar zijn of het beperkte gebruik van de Software, indien dat redelijkerwijs van wezenlijke
invloed zal zijn op de bedrijfsvoering van de Licentienemer. In noodgevallen als gevolg waarvan
de Software met onmiddellijke ingang offline moet worden gezet of het gebruik van de Software
moet worden beperkt, bericht de Licentiegever de Licentienemer zo spoedig als redelijkerwijs
mogelijk is.
8.3. Wijze van gebruik:
8.3.1.De Licentienemer staat ervoor in dat de Gebruikers gebruik maken van de Software alleen voor
professionele doeleinden in overeenstemming met de Overeenkomst, de Documentatie, en de
toepasselijke wet- en regelgeving en dat zij de Diensten van de Licentiegever niet gebruiken voor
handeling(en) en/of gedrag dat de Licentiegever blootstelt aan negatieve publiciteit. De
Licentienemer is eindverantwoordelijke voor alle informatie die de Gebruikers in de Software
toevoegen of wijzigen.
8.3.2.Het is de Licentienemer en diens Gebruikers niet toegestaan om
(a) de Diensten te gebruiken voor enig illegaal of onwettig doel of inbreukmakend op intellectuele
eigendomsrechten die toebehoren aan Derden;
(b) de Diensten (trachten) te gebruiken op een wijze die de verstrekking van de Diensten voor
Derden verstoort;
(c) toegang (trachten) te krijgen tot welk deel dan ook van de Diensten waartoe de Licentienemer
niet gemachtigd is;
(d) toegang (trachten) te krijgen tot welk deel dan ook van de Diensten met geautomatiseerde
middelen (bijvoorbeeld via een “scrape”, “crawl” of “spider”);
(e) gebruik te maken van of toegang te verlenen aan enig virus, Trojaans paard, worm of enige
andere elektronische geïnfecteerden of apparaten, of deze op te slaan, distribueren, uploaden
of te verzenden;
(f) elke vorm van geautomatiseerde integratie te gebruiken anders dan geautomatiseerde
integratie via de API’s (application programming interface) die de Licentiegever verstrekt;
(g) de Software (met inbegrip van de Databank, nieuwe versies en de Documentatie) of andere
code of script die onderdeel uitmaakt van of toegankelijk is via de Diensten of Website te
reverse engineeren, decompileren, na te maken, kopiëren, distribueren, verspreiden, er
sublicenties op te verlenen, wijzigen, vertalen, scannen, aanpassen of op enige andere wijze
te wijzigen en/of reproduceren, of werken te maken die op de Software zijn gebaseerd, zonder
de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de Licentiegever; en/of
(h) directe of indirecte verstoring (trachten) toe te brengen aan het functioneren van de
infrastructuur van de Licentiegever of van Derden of enig deel daarvan of verbindingen
daartussen.
8.3.3.De Licentiegever verleent haar Diensten op basis van haar beleid inzake redelijk gebruik. Dat wil
zeggen dat de Licentiegever in principe geen beperkingen oplegt aan de aard en omvang van het
gebruik door de Licentienemer van de Diensten, anders dan bedoeld in deze Voorwaarden. De
Licentiegever biedt de Diensten aan voor een hoeveelheid informatie die door haar is opgeslagen
en de omvang van datatransport die zij realiseert, zoals gemiddeld verwacht kan worden van een
advocatenkantoor of juridische dienst van een bedrijf. De Licentiegever behoudt zich het recht
voor om bij vermoeden van excessief gebruik – gebruik dat in belangrijke mate het gemiddelde
gebruik van een gelijkaardig Licentienemer overschrijdt – een audit uit te voeren en zo nodig
maatregelen te nemen. De Licentienemer dient onmiddellijk maatregelen te nemen om de
bovengenoemde excessieve belasting te beëindigen na de eerste kennisgeving door de
Licentiegever. De Licentiegever heeft het recht de Diensten op te schorten in geval van
(vermoede) blijvende excessieve belasting. De Licentiegever kan de Licentienemer de kosten in
rekening brengen in verband met deze audit en/of excessieve belasting tegen de dan geldende
prijzen en tarieven. Onder excessieve belasting wordt ook verstaan: excessief hoog gebruik van
verwerking, geheugen, netwerk, schijf en opslagcapaciteit, evenals excessief gebruik van
ondersteunende diensten en beheerdiensten.
8.3.4.De Licentienemer is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn hard- en software,
configuratie, randapparatuur en internetverbindingen benodigd voor het gebruik van de Diensten.
De Licentienemer garandeert dat de door haar ten behoeve van de Diensten gebruikte apparatuur
en software voldoet aan de Systeemeisen. De Licentienemer is verantwoordelijk voor het treffen
van de noodzakelijke maatregelen om zijn apparatuur, software, Log-In Gegevens en
telecommunicatie- en internetverbindingen te beschermen tegen virussen, computercriminaliteit
en onrechtmatig gebruik door Derden.
8.3.5.In het geval dat de Licentiegever, naar eigen inzicht, van mening is dat de ongestoorde werking
van de Licentiegever haar infrastructuur en/of de dienstverlening aan Licentiegever haar
Licentienemers in gevaar is door bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, virusinfecties, denial of
service attacks, port scans, hacking, spam van of wegens een Licentienemer, of anderszins, kan
de Licentiegever instructies geven die door de Licentienemer onmiddellijk moeten worden
opgevolgd, en heeft de Licentiegever het recht om de dienstverlening geheel of gedeeltelijk op te
schorten zo lang het betreffende gevaar bestaat. Indien de Licentienemer de instructies niet
onmiddellijk opvolgt is de Licentienemer zonder ingebrekestelling in verzuim.
8.3.6.In geval er een vermoeden is dat de Licentienemer de gebruiksregels in deze Algemene
Voorwaarden of de Overeenkomst schendt, kan de Licentiegever een audit (laten) uitvoeren om
na te gaan of de Licentienemer de voorwaarden van de Overeenkomst naleeft, op voorwaarde
dat deze audit tijdens de gebruikelijke kantooruren wordt uitgevoerd en op zodanige wijze dat de
bedrijfsactiviteiten van de Licentienemer hierdoor niet onredelijk worden belemmerd. Deze
controle zal worden uitgevoerd door een door de Licentiegever geselecteerde en ingeschakelde
deskundige. De Licentienemer is verplicht deze deskundige de informatie, ondersteuning en
toegang tot haar gebouwen en systemen te verlenen die redelijkerwijs nodig is om de deskundige
in staat te stellen zijn of haar audit naar behoren uit te voeren. Deze deskundige zal een
samenvattende notitie overleggen waaruit zijn of haar bevindingen blijken met betrekking tot de
controle van de door de Licentienemer afgegeven rapporten en de naleving door de Licentienemer
van de Overeenkomst, maar de deskundige verstrekt de Licentiegever in geen enkel geval andere
informatie dan die hem of haar bij de audit ter kennis komt. De kosten van deze controle zijn voor
rekening van de Licentiegever, tenzij de controle aantoont dat de Licentienemer de voorwaarden
van de Overeenkomst niet nakomt, in welk geval de kosten voor rekening van de Licentienemer
zijn.
8.3.7.Voor elke vorm van misbruik of ander oneigenlijk gebruik van de Software of menig andere
schending van de Overeenkomst, of in geval van een ernstig vermoeden hiervan kan de
Licentiegever naar alle redelijkheid en met onmiddellijke ingang:
(a) de Licentienemer sommeren om alle problematische Gegevens tijdelijk of blijvend te
verwijderen uit apparatuur, systemen en/of (in geval van hosting) van de servers van de
Licentienemer; en/of
(b) de toegang van de Licentienemer tot de Software of het gebruik van de Software tijdelijk of
blijvend beperken of blokkeren;
(c) haar dienstverlening geheel of gedeeltelijk stopzetten of opschorten;
(d) de Overeenkomst ontbinden door kennisgeving,
dit alles onverminderd de verplichting van de Licentienemer om de resterende vergoedingen te
betalen en zonder dat de Licentiegever verplicht is om de Licentienemer enige schadevergoeding
of andere compensatie te betalen.
8.4. Uitbreiding van het aantal Gebruikers: Het aantal Gebruikers mag worden uitgebreid door voor
iedere Gebruiker die men wilt toevoegen een afzonderlijk gebruiksrecht aan te schaffen.
8.5. Onrechtmatig gebruik door Derden (illegale copies): Het is de Licentienemer niet toegestaan de
Software (met inbegrip van de nieuwe versies en de documentatie) te verhuren, leasen, verkopen,
over te dragen, tot zekerheid te stellen of door Derden te doen gebruiken, zonder de
voorafgaandelijke toestemming van de Licentiegever. Een toestemming tot overdracht zal enkel
gegeven worden middels de ondertekening van een overdrachtovereenkomst, in het kader van de
stopzetting van de activiteit door de Licentienemer en na betaling van alle openstaande schulden
door de Licentienemer en na de betaling van de eerste factuur door de overnemer. Onverminderd
het recht van de Licentiegever om hogere schade te bewijzen en de stopzetting van het
onrechtmatig gebruik te vorderen, zal de Licentienemer die de Software (met inbegrip van de
nieuwe versies en de documentatie) toch onrechtmatig of zonder toestemming ter beschikking zou
stellen aan een derde, een minimale schadevergoeding betalen van tienmaal het bedrag van de
jaarlijkse onderhoudsvergoeding voor de Software, met een minimum van 25.000 euro en
onverminderd het recht van de Licentiegever om hogere schade te bewijzen. De Licentienemer
aanvaardt dat deze schadevergoeding billijk is, gelet op de enorme inspanning van de
Licentiegever bij de ontwikkeling en commercialisering ervan.
8.6. Verplicht karakter van het Onderhoud: Om de goede werking van de Software en de nieuwe
versies ervan te verzekeren, is de Licentienemer verplicht om Onderhoud van de Software bij de
Licentiegever af te nemen en te (laten) installeren.
8.7. Draagwijdte van het Onderhoud: De Software is standaardsoftware en geen maatwerksoftware.
De oorspronkelijke functionaliteiten van de Software – zoals voorzien in de oorspronkelijke versie
en de eventuele latere wijzigingen ervan in het kader van Vernieuwend Onderhoud – worden
derhalve ontwikkeld voor een zo groot mogelijk aantal gelijkaardige Gebruikers. De Licentienemer
heeft, voorafgaandelijk aan het afsluiten van deze Overeenkomst, de mogelijkheid gehad om de
Software te bekijken en te testen en aanvaardt de geschiktheid ervan voor de uitoefening van zijn
activiteit. Het Onderhoud van de Software strekt er toe om – gedurende de tijd van het
gebruiksrecht van de Licentienemer – de werking er van te garanderen en/of te verbeteren door
preventief, correctief of aanpassend onderhoud en aanspraak te kunnen maken op de nieuwe
functionaliteiten van de Software die eventueel door de Licentiegever ontwikkeld worden
(Vernieuwend Onderhoud).
8.8. Nieuwe versies van de Software (Vernieuwend Onderhoud): De Licentiegever streeft er naar –
zonder hiertoe verplicht te zijn – om de Software te vernieuwen, in functie van de ontwikkeling van
de markt en de behoefte van de doorsnee Gebruiker.
8.9. Gevallen uitgesloten van Onderhoud: Voor volgende zaken wordt niet overgegaan tot Onderhoud:
(a) herstelling genoodzaakt door foutief, oneigenlijk of niet-toegelaten gebruik;
(b) herstelling van databestanden;
(c) herstelling, (her)installering van niet door de Licentiegever geleverde en geïnstalleerde
software en hardware;
(d) herstelling genoodzaakt door virussen, ongeval, brand, natuurrampen, elektriciteitsstoringen
en in het algemeen elke oorzaak vreemd aan de geleverde Software (met inbegrip van de
nieuwe versies en de documentatie);
(e) verbruikbare producten zoals inkt, papier, opslagmedia;
(f) licenties voor Diensten van Derden.

9. Training

9.1. De Licentiegever verzorgt een initiële training van 4 uur voor de Gebruikers via e-learning.
9.2. De initiële training staat enkel open voor de Licentienemer en haar Gebruikers en is gericht op een
elementaire kennisoverdracht van de functionele werking van de geleverde Software, op basis
van standaard Cicerodocumenten. De Licentienemer zal er over waken dat haar deelnemers een
grondige kennis hebben van haar activiteit, haar informatica-infrastructuur, Microsoft 365 en het
voeren van een boekhouding (indien van toepassing).
9.3. Naast de initiële training voorziet de Licentiegever in bijkomende webinars en tutorials die door de
Gebruiker moeten gevolgd worden om het goed gebruik van de Software mogelijk te maken.

10. Support

10.1. Voor de duur van de Overeenkomst, heeft de Licentienemer recht op Support voor het gebruik en
de functionaliteit van de Software van de Licentiegever. Alleen een Gebruiker mag om Support
verzoeken.
10.2. In geval van vragen over of problemen bij het gebruik van de Software, beroept de Licentienemer
zich in eerste instantie op de bijgeleverde Documentatie en de aangeboden training. Indien het
antwoord op de door de Licentienemer gestelde vraag of de oplossing voor het door de
Licentienemer aangevoerde gebrek reeds ter beschikking is in de Documentatie, dan behoudt de
Licentiegever zich het recht voor om enkel naar deze Documentatie te verwijzen.
10.3. Enkel in geval de Documentatie geen afdoende antwoord verschaft op vragen van de
Licentienemer en/of geen oplossing biedt voor een gebrek, contacteert de Licentienemer de
supportafdeling van de Licentiegever. De Licentienemer kan de supportafdeling bereiken via email of via telefoon (zie artikel 1.26 en 1.27 van deze Voorwaarden).
10.4. Om de antwoordtijden tot een minimum te beperken en alvorens de supportafdeling van de
Licentiegever te contacteren, zorgt de Licentienemer voor een zeer nauwkeurige omschrijving van
haar vraag. De Licentienemer stemt ermee in dat in het kader van het leveren van Support, de
Licentiegever eventueel de Gegevens van haar dient in te zien.
10.5. Voor Niet-blokkerende Gebreken van de Software voorziet de Licentiegever een oplossing in een
volgende versie van de Software in het kader van het Onderhoud van de Software. Indien er zich
Blokkerende Gebreken voordoen, zal de Licentiegever binnen de vijf (5) Dagen na de vaststelling
ervan een oplossing aanbieden, in het kader van het Onderhoud van de Software. Indien het
probleem dermate complex is dat een oplossing binnen deze termijn redelijkerwijze niet mogelijk
is, dan zal de Licentiegever een “work-around” aanbieden, teneinde aan de Licentienemer de
mogelijkheid te bieden om verder te werken.
10.6. Support omvat niet:
(a) diensten ten aanzien van systeemconfiguraties, hardware en netwerken;
(b) structureel werk zoals het definiëren van lay-outs, overzichten, jaarverslagen, lay-out van
rekeningstelsels, boekhoudkundige vraagstukken, importdefinities en koppelingen met Door
Derden Ontwikkelde Software;
(c) ondersteuning op locatie;
(d) het op verzoek van de Licentienemer uitbreiden van de functionaliteit van de Software;
(e) het converteren van bestanden en/of het importeren van back-up bestanden;
(f) diensten ten aanzien van externe databases van andere producenten dan die van de
Licentiegever;
(g) configuratie, training of andere niet uitdrukkelijk in de Overeenkomst omschreven Diensten;
(h) ondersteuning voor besturings- en andere software van andere producenten dan de
Licentiegever, waaronder tevens verstaan wordt Door Derden Ontwikkelde Software die
vanuit de Software kan worden opgestart of verbindingen van derden naar websites van
Derden;
(i) bestandsreparaties, waarbij de oorzaak niet kan worden toegeschreven aan de Software;
(j) het verstrekken van nieuw beschikbaar gekomen producten;
(k) support voor de internetverbinding;
(l) support in een omgeving die volgens de Systeemeisen niet wordt ondersteund.
10.7. De Licentienemer kan suggesties tot wijziging of vernieuwing indienen. Dit kan uitsluitend via de
Website.

11. Gegevens

11.1. De Licentienemer is als enige verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inhoud en juistheid van
de Gegevens. De naleving door de Licentienemer van alle toepasselijke wet- en regelgeving in
verband met de vervaardiging, bewaring en beschikking over (door de computer gegenereerde)
gegevens in ieder rechtsgebied waar de Licentienemer de Software gebruikt of de Gegevens
verzendt door middel van de Software, is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de
Licentienemer. De Licentiegever is niet onderhevig aan een wettelijke bewaartermijn voor de door
de Gegevens van de Licentienemer.
11.2. De Licentiegever garandeert dat de Gegevens, voor zover commercieel en redelijk uitvoerbaar,
beschermd zijn tegen verlies, schade of vernietiging; de Licentiegever kan echter niet garanderen
dat er geen verlies, schade of vernietiging van Gegevens zal plaatsvinden. De Licentiegever
maakt voortdurend veiligheidskopies (back-up) van de Gegevens, uitsluitend voor doeleinden van
gegevensherstel door de Licentiegever voor gebruik van de aldus herstelde Gegevens binnen de
Software en zonder dat deze veiligheidskopie downloadbaar is door of overdraagbaar is aan de
Licentienemer. De Licentienemer weet en aanvaardt dat deze beperking ingegeven is door een
rechtmatige bescherming van de intellectuele eigendomsrechten van de Licentiegever.

12. Conversie van gegevens naar de Software

12.1. Conversievoorwaarden: Indien de Offerte voorziet in een door de Licentiegever uit te voeren
Conversie van de Gegevens van de Licentienemer uit vreemde software, dan zal de Licentiegever
vooraleer tot installatie en Conversie overte gaan aan de Licentienemer de Conversievoorwaarden
mededelen waaraan de Gegevens moeten voldoen.
12.2. Testconversie en Conversierapport: De Licentiegever zal – na de mededeling van de Gegevens
door de Licentienemer conform de Conversievoorwaarden – een Testconversie uitvoeren, waarna
hij een Conversierapport ter aanvaarding overmaakt aan de Licentienemer, waarna deze laatste
de mogelijkheid krijgt om de aldus geconverteerde Gegevens in een testomgeving te controleren.
Bij gebrek aan opmerkingen binnen de 14 Dagen na de Testconversie, wordt de Licentienemer
geacht de Testconversie te aanvaarden.
Pas na aanvaarding van het Conversierapport en de Testconversie door de Licentienemer, is het
de Licentienemer toegestaan om de Gegevens van de Testconversie te bewerken.
Indien de Licentienemer het Conversierapport niet goedkeurt of indien een Conversie naar het
oordeel van de Licentiegever technisch niet mogelijk blijkt te zijn, dan zal enkel de ter
beschikkingstelling van het gebruikrecht op de Software plaatsvinden.
12.3. Veiligheidsmaatregelen: De Licentienemer zal er voor zorgen om de originele, te converteren
Gegevens gedurende minstens zes (6) maanden na de definitieve Conversie te bewaren.

13. Hardware en beveiliging

13.1. De Licentienemer zal er over waken dat de installatie, onderhoud en gebeurlijke actualisering van
de hardware tijdig geschiedt conform de minimale Systeemeisen, zoals deze van toepassing
zullen zijn op de Software en eventuele nieuwe versies ervan.
13.2. De Licentienemer is verplicht om zijn hardware en software zowel extern (toegang) als intern
(persoonlijke paswoorden, virussoftware, spamsoftware) te beveiligen.
13.3. De Licentiegever laat continu security tests uitvoeren op het cloud platform van de Software om
aan de OWASP standaard te voldoen.
13.4. Alle communicatie gebeurt via een SSL certificaat.

14. Bepalingen eigen aan het beroep van de Licentienemer

De door de Licentiegever geleverde Diensten zijn een administratief hulpmiddel bij de goede en
efficiënte beroepsuitoefening van de Licentienemer. Onder geen enkel beding, mag de
Licentienemer er van uitgaan dat deze zijn beroepskennis of de noodzakelijke bijscholing ervan
vervangen. De tekstmodellen, berekeningsmethoden, … die de Licentiegever levert, gelden slechts als
vrijblijvende documentatie. Van zodra de bevoegde overheid in de standaardisering van een
Elektronisch Dossier zal hebben voorzien, geschiedt de invulling, bewaring en overdracht ervan onder
de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Licentienemer.

15. Software Ontwikkeld Door Derden

Voor een goede werking van de Software te bekomen, is de aanschaf en het gebruik van niet door de
Licentiegever ontwikkelde software noodzakelijk zoals besturingssoftware (bijvoorbeeld: MS
Windows), kantoortoepassingen (Microsoft 365). De Licentienemer verbindt er zich toe een eigen
gebruiksrecht van deze software aan te schaffen, het gebruik er van zich eigen te maken en de versies
– wanneer zulks door de Licentiegever gevraagd wordt – te updaten en desnoods zijn hardware hieraan
aan te passen.

16. Verwerking van Persoonsgegevens

16.1. De Licentiegever verwerkt in het kader van de Overeenkomst Persoonsgegevens van de
Licentienemer. De Licentiegever dient dan ook beschouwd te worden als ‘verwerker’ en de
Licentienemer als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in overeenstemming met de Verordening (EU)
2016/679 (AVG).
16.2. Zowel de Licentiegever als Licentienemer zullen voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien
uit de AVG. Partijen sluiten een aparte verwerkersovereenkomst waarin hun rechten en
verplichtingen geregeld worden. Deze verwerkersovereenkomst wordt bijgevoegd bij deze
Algemene Voorwaarden.

17. Afwerving

Behoudens het uitdrukkelijk akkoord van de Licentiegever, zal de Licentienemer zich tijdens en
gedurende een periode van drie (3) jaar na de beëindiging van de Overeenkomst er van weerhouden
om Medewerkers van de Licentiegever of andere bij de Licentiegever betrokken personen in dienst te
nemen, evenals Licentienemers, Gebruikers, licentiegevers of personen, instanties, ondernemingen of
andere relaties die met de Licentiegever zaken doen of hebben gedaan, ertoe te bewegen of trachten
te bewegen hun contacten met de Licentiegever geheel of gedeeltelijk te verbreken.

18. Overdracht

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Licentiegever is het de Licentienemer niet
toegestaan de Overeenkomst of een of meer van haar rechten en/of verplichtingen uit de Overeenkomst
over te dragen.

19. Vertrouwelijkheid

19.1. Elk van beide Partijen zal tijdens de duur van de Overeenkomst en gedurende tien (10) jaar na de
beëindiging ervan, Vertrouwelijke Informatie betreffende de andere Partij niet openbaar maken of
gebruiken voor een ander doel dan waarvoor de Vertrouwelijke Informatie is verkregen en/of zoals
redelijkerwijs noodzakelijk kan zijn om die Partij in staat te stellen om aan haar verplichtingen te
voldoen en haar rechten uit te oefenen.
19.2. Elk van beide Partijen neemt alle redelijke voorzorgsmaatregelen teneinde zijn
geheimhoudingsverplichtingen na te komen en staat er voor in dat hun (ex-)Medewerkers en
ingeschakelde Derden deze nakomen. Geen van de in dit artikel opgenomen bepalingen legt de
ontvangende Partij enige beperking op ten aanzien van informatie of gegevens – al dan niet gelijk
of gelijksoortig aan de informatie of gegevens vervat in de Vertrouwelijke Informatie – indien die
informatie of gegevens:
(a) reeds het rechtmatig bezit waren van de ontvangende Partij voordat deze van de betrokken
Partij werden verkregen;
(b) onafhankelijk door de ontvangende Partij zijn ontwikkeld zonder gebruikmaking van
informatie of gegevens van de betrokken Partij;
(c) algemeen bekend zijn of worden of algemeen toegankelijk worden gemaakt, anders dan door
een handelen of nalaten van de ontvangende Partij; of
(d) door een Derde aan de ontvangende Partij bekend worden gemaakt, zonder dat een
geheimhoudingsverplichting jegens de betrokken Partij wordt geschonden.
19.3. De geheimhoudingsverplichtingen ingevolge dit artikel gelden niet voor zover Vertrouwelijke
Informatie van de andere Partij openbaar dient te worden gemaakt krachtens de wet, een
verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van een overheidsinstantie, op voorwaarde dat
de Partij zich tot het uiterste inspant om de omvang van die verplichte openbaarmaking te
beperken. Indien toegestaan, informeert de ene Partij de andere omtrent deze
openbaarmakingsplicht.

20. Aansprakelijkheid

20.1. Alle verbintenissen van de Licentiegever zijn inspanningsverbintenissen.
20.2. De Licentienemer erkent en aanvaardt dat de Software nimmer perfect of 100% vrij van gebreken
kunnen zijn en dat niet alle gebreken kunnen en bijgevolg zullen worden hersteld. Indien de
contractuele of de extracontractuele aansprakelijkheid van de Licentiegever toch in het gedrang
mocht komen, dan wordt haar tussenkomst als volgt geregeld:
20.3. De Licentiegever kan nooit gehouden worden tot vergoeding van
(a) indirecte of onvoorzienbare schade;
(b) immateriële schade of gevolgschade, zoals, doch niet beperkt tot, verlies van Gegevens,
gederfde winst van de Licentienemer, personeelskosten, advocatenkosten of enige
aanspraak van een Derde;
(c) schade indien en in de mate deze niet had bestaan (of niet voor het gevorderde bedrag) als
gevolg van een nalatigheid of een bewuste beslissing of handeling van de Licentienemer;
(d) schade indien en in de mate dat de Licentienemer een vorderingsrecht heeft ten overstaan
van Derden (hetzij wettelijk hetzij op basis van een verzekeringspolis of een andere
overeenkomst) en er ook effectieve vergoeding is geweest door deze Derde of indien en in
de mate dat de Licentienemer dit vorderingsrecht zou hebben gehad doch niet zou hebben
uitgeoefend;
(e) schade veroorzaakt door gebreken in Door Derden Ontwikkelde Software, zelfs indien deze
software via haar aangeschaft werd;
(f) schade veroorzaakt door Diensten van Derden,;
(g) schade die verband houdt met het tijdelijk niet, niet juist of niet volledig beschikbaar zijn van de
Software;
(h) schade in verband met het (niet) functioneren van software van de Licentienemer of Door
Derden Ontwikkelde Software, van de apparatuur van de Licentienemer, de Licentiegever of
Derden, of van internetverbindingen van de Licentienemer, Licentiegever, of Derden;
(i) schade in verband met het niet juist, niet volledig of niet tijdig verzenden of ontvangen van
Gegevens of Documenten die via de Software bij de Licentiegever worden geplaatst.
20.4. In alle gevallen geldt dat een reeks van samenhangende gebeurtenissen als één enkele gebeurtenis
wordt aangemerkt ten aanzien van deze beperkingen of uitsluitingen.
20.5. De aansprakelijkheid van de Licentiegever wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van
de Overeenkomst met de Licentienemer ontstaat in alle gevallen slechts indien de Licentienemer
de Licentiegever tijdig en omstandig in gebreke heeft gesteld, waarbij een redelijke termijn
(minimum 30 kalenderdagen) tot herstel van de tekortkoming wordt gesteld, en de Licentiegever
na die termijn toerekenbaar tekort blijft schieten in de nakoming van zijn verplichtingen. De
ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming
bevatten zodat de Licentiegever in staat is adequaat te reageren.
20.6. De schadevergoeding waartoe Partijen gehouden kunnen worden, kan in geen geval de bedragen
te boven gaan die de Licentienemer moet betalen voor één jaar gebruiksrechtvergoeding van de
Software. Dit geldt ook in geval de Licentiegever en een Derde beiden gedeeltelijk aansprakelijk
zijn en de Licentiegever in solidum aansprakelijk gehouden kan worden door de Licentienemer.
20.7. De Licentienemer erkent en aanvaardt dat de prijs van de Diensten van de Licentiegever is
vastgesteld met inachtneming van de aansprakelijkheidsbeperkingen of -uitsluitingen als bedoeld
in dit artikel.
20.8. Bovenstaande aansprakelijkheidsbeperkingen of -uitsluitingen zijn niet van toepassing indien de wet
deze verbiedt, zoals in geval van bedrog, opzettelijke fout of zware fout, noch hebben deze
beperkingen of uitsluitingen tot doel aansprakelijkheid voor overlijden of lichamelijk letsel
veroorzaakt door nalatigheid op welke wijze dan ook te beperken of uit te sluiten.
20.9. Alle vorderingen tot schadevergoeding lastens de Licentiegever verjaren na het verstrijken van een
termijn van drie (3) jaar volgend op de factuurdatum van de Software, Onderhoud, Support of
Conversie waarop de klacht betrekking heeft.

21. Intellectuele eigendom

21.1. Alle Gegevens blijven de exclusieve eigendom van de Licentienemer. De Licentienemer kent de
Licentiegever een persoonlijke, beperkte en kosteloze, licentie op de Gegevens toe voor de
uitvoering van haar verplichtingen zoals voorzien in deze Overeenkomst. Alle auteursrechten,
octrooirechten, handelsnaamrechten, merkrechten, databankrechten, ontwerprechten, rechten
met betrekking tot Vertrouwelijke Informatie en handelsgeheimen en andere intellectuele en
industriële eigendomsrechten, al dan niet geregistreerd, en alle soortgelijke rechten ter
bescherming van (informatie met betrekking tot) de Website, Software en Documentatie, alsmede
het idee, de methoden van uitvinding, het concept, de knowhow en dergelijke zijn de exclusieve
eigendom van de Licentiegever, diens licentiegever(s), de licentiegever van hardware of
databanken, zonder dat deze opsomming beperkend is. Niets in deze Overeenkomst strekt tot
gehele of gedeeltelijke overdracht van voormelde rechten.
21.2. Het is de Licentienemer niet toegestaan enige aanduiding van intellectueel of industrieel
eigendomsrecht te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken. In het geval de
Licentienemer toch wijzigingen aanbrengt aan of afgeleide werken creëert van de Software, zal
de Licentiegever eigenaar worden door overdracht van alle (intellectuele eigendoms)rechten, titels
en belangen in en op zulke gewijzigde of afgeleide producten. De Licentienemer draagt hierbij
kosteloos elk van zulke rechten, titels en belangen exclusief en onherroepelijk over aan de
Licentiegever. De Licentienemer mag geen enkel merk, ontwerp, logo of domeinnaam van de
Licentiegever of een daarmee overeenstemmende naam of teken gebruiken of registreren, in welk
rechtsgebied ook. Elk gebruik van de merken en andere intellectuele eigendom van de
Licentiegever en alle goodwill die voortvloeit uit dat gebruik komt ten goede aan de Licentiegever.
21.3. De Licentiegever zal de Licentienemer verdedigen tegen elk rechtsgeding dat tegen de
Licentienemer wordt ingesteld, voor zover dit is gebaseerd op een vordering waarbij de Software
gebruikt werd in overeenstemming met de Overeenkomst en de Documentatie, wanneer inbreuk
gemaakt wordt op een octrooi, auteursrecht of bedrijfsgeheim van Derden die geldig en
afdwingbaar zijn in het rechtsgebied dat van toepassing is op de Overeenkomst. De Licentiegever
vrijwaart de Licentienemer tegen alle definitief door een rechter toegewezen aansprakelijkheid
voor kosten of schadevergoeding als gevolg van een dergelijke vordering of voortvloeiende uit de
schikking daarvan, op voorwaarde dat de Licentienemer:
(a) de Licentiegever onmiddellijk schriftelijk in kennis stelt van een dergelijke rechtsvordering (en
alle voorafgaande vorderingen in verband met dit rechtsgeding) wanneer deze hem bekend
is/zijn;
(b) de rechtsvordering de rechten van een Derde betreft in een land dat partij is bij de Berner
Conventie;
(c) volledig meewerkt met de Licentiegever op elke redelijke wijze op kosten van de
Licentiegever om het verweer tegen en de schikking van een dergelijk rechtsgeding mogelijk
te maken;
(d) de Licentiegever toestaat naar eigen inzicht verweer tegen de betreffende vordering te
voeren en daarover te onderhandelen en een schikking te treffen, mits de Licentienemer
daarbij op eerste verzoek van Licentiegever alle relevante informatie en andere medewerking
aan de Licentiegever verstrekt.
21.4. Indien een gerechtelijk verbod op het gebruik door de Licentienemer van de Software is opgelegd
vanwege een inbreuk makende handeling als bedoeld in de vorige paragraaf, of indien er, naar
het oordeel van de Licentiegever, de kans bestaat dat de Software het onderwerp zal zijn van een
succesvolle vordering wegens inbreuk, dan heeft de Licentiegever het recht om naar eigen keuze
en voor eigen rekening
(a) voor de Licentienemer het recht te verkrijgen de Software te blijven gebruiken zoals bepaald
in de Overeenkomst;
(b) de Software te vervangen of zodanig aan te passen, dat deze niet langer inbreuk maakt, mits
de functionaliteit daarvan wezenlijk ongewijzigd blijft; of
(c) indien de voorgaande opties (a) en (b) redelijkerwijs niet haalbaar zijn, de Overeenkomst te
beëindigen.
21.5. Onverminderd dit artikel is de Licentiegever niet aansprakelijk jegens de Licentienemer voor zover
een vordering gebaseerd is op:
(a) gebruik van de Software in samenhang met niet door de Licentiegever geleverde gegevens,
apparatuur of software, waarbij de Software op zichzelf geen inbreuk zou maken of op een
andere manier onderwerp van de vordering zou zijn;
(b) onjuist of onbevoegd gebruik van de Software of gebruik op een niet in de Documentatie
omschreven wijze;
(c) gebruik van de Software door of namens de Licentienemer in strijd met de Overeenkomst en
de Documentatie;
(d) een aanpassing van de Software die door een andere (rechts)persoon dan de Licentiegever
is doorgevoerd; of
(e) het naleven van uitdrukkelijke instructies van de Licentienemer door de Licentiegever.
De Licentienemer zal de Licentiegever vrijwaren, verdedigen tegen en schadeloos stellen voor
vorderingen die rechtstreeks tegen de Licentiegever worden ingesteld zoals omschreven in lid (a)
tot en met (e).
21.6. De Licentienemer erkent en aanvaardt dat de volledige en uitsluitende aansprakelijkheid van de
Licentiegever voor inbreuk op octrooien, auteursrechten, merken of andere intellectuele
eigendomsrechten luidt zoals bepaald in dit artikel.

22. Overmacht

22.1. Onder overmacht wordt in deze Voorwaarden verstaan: elke niet aan de schuld in subjectieve zin
van Licentiegever te wijten omstandigheid die maakt dat het voor de Licentiegever onmogelijk of
praktisch te bezwaarlijk is om haar verplichtingen of een gedeeltelijk ervan na te komen.
Voorbeelden van omstandigheden vallend onder overmacht zijn oorlogsomstandigheden, oproer,
brand, overstromingen, natuurrampen, stakingen, gewapende overvallen, aanslagen,
onderbreking van telecommunicatieverbinding, virussen, fouten of vertraging te wijten aan andere
softwareproducenten of aan Derden of door alle andere gebeurtenissen die met een geval van
overmacht gelijkgesteld kunnen worden.
22.2. In geval van overmacht, is de Licentiegever gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen of
een gedeelte ervan op te schorten en kan de Licentienemer geen nakoming of schadevergoeding
vorderen. Als de periode van overmacht langer duurt dan drie (3) maanden, is elke Partij bevoegd
de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder tot schadevergoeding gehouden te
zijn, met dien verstande dat de Licentiegever steeds recht heeft op een evenredig deel van de
vergoeding indien zij haar verplichtingen voor of na het intreden van de overmacht gedeeltelijk is
nagekomen.

23. Diversen

23.1. Woonplaatskeuze: De Licentienemer doet woonplaatskeuze op het adres, vermeld op de Offerte,
tenzij hij schriftelijk zijn adreswijziging meldt aan de Licentiegever. In voorkomend geval zal de
wijziging geacht van kracht te zijn, vijf (5) dagen na de verzending van voormeld schrijven.
23.2. Doorwerking in de tijd: De beëindiging van deze Overeenkomst en de eruit volgende
verbintenissen, ongeacht de oorzaak ervan en de terugwerkende kracht die eraan toekomt,
bevrijdt de Partijen niet van de afspraken die ze hebben gemaakt met betrekking tot de gevolgen
van de beëindiging van de Overeenkomst en de eruit volgende verbintenissen.
23.3. Nietigheid: Indien zou worden geoordeeld dat één of meerdere of alle krachtens deze
Overeenkomst aangegane verbintenissen geheel of ten dele ongeldig, nietig of onafdwingbaar
zou(den) zijn, zal dat geen invloed hebben op de andere clausules of bepalingen van deze
Overeenkomst, dan wel op de overige gedeelten van clausules of bepalingen. In voorkomend
geval zullen Partijen besprekingen met elkaar aanknopen om de ongeldige, nietige of
onafdwingbare verbintenis zowel qua inhoud, als qua bedoeling te vervangen door een wettige,
geldige en afdwingbare verbintenis, die zo nauw als maar enigszins mogelijk is, aansluit bij de
rechtsgevolgen die door de nietig verklaarde clausule en/of gedeelte van clausules zouden zijn tot
stand gebracht.
23.4. Afstand van recht: Vertraging of verzuim door de Licentiegever om ten opzichte van de
Licentienemer enig recht op grond van de Overeenkomst of Voorwaarden geldend te maken, zal
geen afstand van recht inhouden. Een Partij zal slechts geacht worden verzaakt te hebben aan
een van de rechten voortvloeiend uit deze Overeenkomst indien deze verzaking schriftelijk
gebeurde.
23.5. De Overeenkomst omvat de volledige afspraak tussen Partijen en vervangt alle eerdere en/of
gelijktijdige schriftelijke en mondelinge onderhandelingen, afspraken en overeenkomsten tussen
Partijen met betrekking tot het onderwerp daarvan.
23.6. Communicatie: Communicatie tussen Partijen verloopt in de regel via e-mail. E-mails worden
geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending, tenzij het tegendeel door de andere Partij kan
worden bewezen.

24. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Behoudens in geval bepalingen van dwingend recht zich hiertegen verzetten, zijn alle geschillen,
onenigheden of vorderingen voortvloeiend uit of verband houdend met deze Overeenkomst, of de nietnakoming, beëindiging of ongeldigheid daarvan, uitsluitend onderworpen aan het Belgische recht en
dienen uitsluitend voorgelegd te worden aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement
waarin de maatschappelijke zetel van de Licentiegever gelegen is.